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学校保密及档案工作

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永利国际保密及档案工作

(一)永利国际保密制度

为认真执行国家《保密法》,加强和做好学校的保密工作,特制定本制度。
1、成立学校保密委员会,建立健全学校保密机构。
2、认真做好保密工作的宣传教育活动。定期开展全校性的保密教育活动,提高全体教职工的保密意识。
3.保密要求:
(1)不该说的机密不说,不该问的机密不问,不该看的机密不看,不该记录的机密不记录。
(2)不准在私人交往和通信中涉及机密,不准在公共场所和家属、子女面前谈论机密。
(3)不得携带机密文件外出,不得将机密文件带回家。
(4)严格执行《档案保密制度》和《档案借阅制度》,不得随意扩大阅读机密文件的范围。
(5)学校未经公布的事宜,不得泄露。
(6)做好各级各类试题试卷的保密工作。
(7)无关人员严禁进入保密室、档案室、文印室。
(8)使用办公自动化设备,要遵守下列规定:
 ①不得在没有保密措施的传真机、计算机上传输或者处理涉及国家机密的信息。
 ②不得使用计算机信息网络国际联网传输信息复制涉及国家秘密的信息。
 ③未经原确定密级的国家机关、单位批准,不得复制涉及国家秘密的信息。
(9)各部门带有保密内容的废纸,不得随意丢掉,要及时在碎纸机销毁。
(10)对于违反保密规定,给国家、学校造成不良影响或损失的人员要认真处理,直至追究法律责任。

(二)永利国际档案综合

管理制度

第一章  总  则

第一条 为了加强对学校各类档案的综合管理,有效地保护和利用档案,为教育、教学、教研和学校党政管理等各项工作服务,为社会服务,根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《广州市中小学档案管理工作规范》等法律、法规,结合学校的实际,特制订本制度。
第二条   学校档案是指建校以来,学校主要职能活动和师生员工从事教育、教学、教研和学校管理等各项工作活动中直接形成,经过收集、整理,对学校和社会有利用保存价值的各种不同形式的历史记录材料,包括文字材料、图纸、图表、照片、录音带、录像带、光盘、产品、奖品等。
第三条  档案工作是学校一项重要的日常工作,是我校教育、教学、教研和党政管理工作的重要组成部分,是客观反映学校发展历史的重要依据。应把档案工作纳入学校整体发展规划,列入议事日程,加强领导。
 

第二章  领导体制  机构设置

第四条  学校校档案工作由校长领导,其他的校领导要检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第五条  学校设置综合档案室,隶属办公室;它既是学校档案工作的职能管理部门,又是保存和提供利用档案的机构。
第六条  学校档案室的主要职责是:
1、宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,努力完成上级主管机关下达的其他有关档案业务工作。
2、负责规划、协调全校档案工作,并负责对学校各科、部室档案工作的监督、指导和检查。
3、制订和组织实施学校关于档案工作的规章制度,加强档案的规范化、标准化建设,提高档案的综合管理水平。
4、负责接收(征集)、整理、分类、统计和保管全校各类永久、长期、短期保存的档案及有关资料,努力丰富馆藏。
5、严格执行国家《保密法》和学校保密制度,组织做好档案的鉴定和密级调整工作,对已超过保管或保密期限的档案,提出存毁和解密、降密处理意见。
6、做好档案的开放和利用工作,办理档案的借用与阅读;编制检索工具,编写档案参考资料,汇编档案文献,利用档案信息资源为学校各项工作服务,为社会服务。
7、维护档案的完整与完全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作;对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案及泄密者,提请学校予以处理;对保护档案有功者,提请学校给予表扬、奖励。
8、负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训。
9、认真做好档案的宣传工作和利用者教育活动。
10、组织有关档案理论和档案业务的学术研究,组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。
11、档案室要积极为相关专业学生的学习和实习提供方便,并做好指导工作。
12、 完成学校领导交办的任务。
第七条  各科(部)室应有一位负责人分工主管本部门的档案工作,并确定适当的兼职档案人员,负责本部门档案工作。
第八条  各科部室兼职档案员的职责:
1、配合学校档案室宣传、贯彻、执行国家关于档案工作法令、政策和规定及本校的档案工作规章制度。
2、在本部门领导和校档案室的指导下,实施学校档案工作计划、规划。
3、负责本部门、本专业产生形成的档案材料的收集积累、整理、立卷和向校档案室移交档案等工作。

第三章  档案队伍建设

第九条  学校档案工作人员采取以配备专、兼职人员与临时聘请人员相结合。
第十条 学校档案工作人员(含兼职档案员)应认真执行党和国家有关政策和学校有关规章制度,严守纪律,保守党和国家秘密,刻苦钻研业务,熟悉学校历史和档案情况,热爱档案事业,忠于职守,具备较好档案专业知识和一定的科学文化知识。
第十一条  学校应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件,关心他们的工作、思想和生活。
第十二条  档案工作专职人员属档案专业技术人员,其职称和待遇,按国家有关规定执行。

 第四章  经费、库房和设备

第十三条  档案经费应列入学校预算,尤其要保证用于保存归档文件所需的档案装具、必要设备的费用。
对于档案工作人员的培训、学术交流等方面应予以支持并提供方便,作出重大成绩给予适当奖励。
第十四条  学校遵循方便利用、安全保管、有利发展原则,为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。

第五章  文件材料的归档、移交工作

第十五条  完善归档制度,文件材料的归档移交应纳入教育教学、教研和党政管理人员的职责范围内,做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。
第十六条  学校各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查 、验收、总结各项工作时,要同时布置、检查、验收、总结档案工作。
第十七条  学校实行文件材料形成部门立卷制度。立卷单位的划分为:党群类以党委、支部、党办、团委、工会;管理科室和教学部等分别为立卷单位,各部门形成的文件材料,一般由立卷人按文件材料形成的规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,装订后将属短期、长期和永久保存的档案向学校档案室移交。档案室负责指导立卷工作,在填写卷内目录之前,必须经档案室检查合格后再行填写。
第十八条  文书承办单位立卷时间,原则上要求:除教育、教学档案按学年度立卷外,其余各类档案均按自然年度立卷,每年3月份为部门立卷归档月。每学年形成的教学文件材料应于次学年度第四季度(11月份)完成立卷工作。
第十九条  学校党、政领导同志已阅批完毕的文件材料,由保密室定期清理、归档。
第二十条  本校文件材料的归档范围:
(1)党政管理类
主要包括学校党委、行政、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录和纪要:党政各部门的工作计划、规划、方案、汇报、总结、规则章程、统计报表:上级机关与学校关于人事管理、行政管理、党务管理等文件材料。
(2)教育教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动形成的文件材料。按广州市教育局、广州市档案局发布的《教育教学类档案工作规范》执行。
(3)基本建设类
按广州市教育局、广州市档案局发布的《基本建设类档案工作规范》执行。
(4)仪器设备类
主要包括我校的设备管理工作和各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的价值人民币2万元以上的仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节形成的不同载体文件材料,包括全套随机技术文件。
(5)财会类
按广州市教育局、广州市档案局发布的《财会类档案工作规范》执行。
(6)声像类
主要包括本校各项活动中直接形成的或校外单位形成的与本校有关的,有保存价值的声像载体材料,尤其是声像载体的原件,具体范围包括:照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
(7)人物类
主要包括教学、教研及其他专业技术的高级职称以上人员的职称材料,校级党政管理领导干部生平事迹材料,模范先进事迹材料、校史人物材料,以及已故人员的档案材料。
(8)实物类
主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境内外知名人士来校参观访问的题词、题字等手迹材料;境内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品;学校(科部室)和教职工个人荣获国家、省市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等);境外友好单位颁给的荣誉证书,以及其他有保存价值的实物。
第二十一条  归档的文件材料应质地优良,书绘工整,蓝黑墨水书写或打印件原件,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。
第二十二条  案卷归档原则上按以下要求办理:
(1)归档时间
①党政部门和按年度归档的部门,于次年3月底前归档。
②各教学部门和须按学年度归档的部门,于次学年度第四季度(11月前)归档。
③基建、生产设备和专题性成套档案,应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档。
(2)档案移接手续
档案室接收档案时,应根据档案目录,与移交人共同清点,对重要的、机密以上的案卷,要逐页清点,经查对无误,方可办理签收手续。
(3)有个别案卷若立卷单位尚需经常查用,可在办理手续后,借回使用。
第二十三条  学校对教学研究成果、基建工程和精密、贵重设备等进行鉴定、验收时,必须有档案室人员参加。有关主管部门应会同档案室人员对应归档的文件材料加以审查,签署意见,没有完整,准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果,不予评奖。
第二十四条  个人在其从事教学,教研、党政管理等职务活动中以各种载体形成的文件材料,必须按统一的移交时间给本部门档案人员转交档案室,集中管理,任何个人不得据为己有或者拒绝归档。
第二十五条  对调出及离、退休人员,在办理调动或离退休手续前,必须清还所借的档案材料,没有档案室签字,人事部门不得办理手续。长期出国人员在出国前应及时向档案室清退档案材料。

第六章   档案的管理

第二十六条  学校各类档案都是学校的重要财富,由学校档案室集中统一管理,任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第二十七条  档案室按便于保管,方便利用为原则,对档案进行分类编号和排列。
第二十八条  档案室应研究和改进档案的保护工作,对已破损,虫蛀、霉烂和字迹退色档案,应及时修复或复制,学校要为档案保护提供必要条件。
第二十九条  档案室库房应有严格的管理制度,要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防暴晒等设备;要有安全保密制度,定期进行安全检查,遇有特殊情况,应立即向校主管领导报告,及时处理。
第三十条    档案的鉴定与销毁
(1)档案鉴定工作在主管校长领导下,由档案室与分管档案工作的科室负责人组成鉴定小组。负责对保密期限和保管期限已满及已到达开放期限的档案进行鉴定,并作出处理意见。
(2)销毁档案。需要销毁的档案,应造清册,报主管档案工作的校领导批准后,方可销毁。未经鉴定和批准,任何部门或个人不得销毁档案。
第三十一条  学校各类档案按其价值确定保管期限为永久,长期和短期三种。
(1)永久:凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校和社会需要长远利用的档案,列为永久保管。它主要包括两部分,一是学校制成的重要文件材料,二是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料。
(2)长期:凡在相当长的时间内,学校需要查证利用的档案,列为长期保管。它包括学校产生形成的和上级领导部门及有关部门所发生的与本校工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为十六至五十年。
(3)短期:凡在短期内学校需要查证利用的档案,列为短期保管,其保管期限为十五年(含十五年)以下。
第三十二条  档案的统计
(1)档案室应在每年终对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。
(2)依照有关规定和要求,向市档案局报送学校档案工作情况统计报表。

第七章  档案的利用与开放

第三十三条  学校档案室设立供查阅档案资料的阅览室,做好利用的指导,积极开展利用工作,开展档案编研,主动提供利用,充分发挥的社会效益和经济效益。
第三十四条  凡符合《档案法》关于开放档案规定的档案,则向全校和社会开放。
档案开放工作由档案室负责,任何部门或个人无权公布档案,校档案室开放档案,必须遵循下列规定:
(1)本校教职工因教学、教研等工作需要查阅档案的,凭本人工作证,校外单位或个人,须持有单位介绍信,在说明查阅档案的目的和所要查档案后,则可查阅利用属于开放范围的档案。
(2)查阅者如要求复印档案,由档案室负责办理,并按规定收费。
(3)校友凭介绍信便可查阅档案。
第三十五条  馆藏档案属下列情况之一者,不能开放:
(1)涉及党和国家秘密的。
(2)涉及专利或技术秘密的。
(3)涉及个人隐私的。
(4)档案形成部门规定限制利用的。
第三十六条  对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案的须经主管校长同意。

第八章  档案资料借阅办法

第三十七条  学校档案资料主要为本校服务,同时也为社会服务。
第三十八条  一般情况下,照片及档案材料概不借出,确需要借出时,必须经办公室主任批准,履行登记手续交纳押金后方可借出,并限三天内归还。
第三十九条  查阅已公布开放的档案资料,本校师生员工凭工作证、学生证;校外人员须持单位介绍信(写明查阅问题、目的)和本人工作证履行登记手续后方能调阅。
第四十条  承担所借阅档案材料的安全、保密责任;不得撕去其中文件;不得在文件上划线、圈点折叠、涂改、写眉批;不得随意摘抄无关的档案材料;未经同意不得摄制、复制、转借档案材料,违者则根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。
第四十一条  凡调阅党委会议记录、校务会议记录、有密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案,应由部门负责人提出查阅报告,经党委书记或校长审批后,限定性地阅读有关内容、不得带出档案室,不得摘抄,如确因工作需要摘抄时,摘抄稿限期交还档案室注销销毁。
第四十二条  借阅涉及人员的处分、处理等档案,须经学校分管档案工作的领导批准,方可借阅。
第四十三条  教学档案中的学籍册,只提供学生科负责学籍管理的工作人员工作利用,其他人需要时,由学生科负责学籍管理的人员到档案室代为查阅,或可由档案室复印后出具“此证明”。
第四十四条  查阅会计档案,须经分管档案工作的校领导同意后,方能进档案室查阅。
第四十五条  校外人员利用档案,要按规定收取咨询费和调档费,若需复印则既要收复印费,还要收档案保护费。校内人员复印档案收取工本费。
第四十六条  查阅和归还档案时,应严格履行签字、登记、注销等手续,档案人员对查阅归还的档案,应仔细清点,核查无误后方可签字注销,如发现有损坏、丢失等情况,应立即追究责任。

第九章  档案工作保密规定

第四十七条  档案工作人员应严守党和国家秘密,认真执行国家《保密法》及法规和学校保密制度。
第四十八条  档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容。
第四十九条  对不归档的重份秘密文件及经档案保密鉴定小组鉴定,需要销毁的密级以上档案材料,必须登记造册,经主管档案工作校长批准后,由二人以上共同负责监销。
第五十条  尚未整理装订的档案材料,不得随便堆放,必须置放于柜内,妥善保管。
第五十一条  严格执行档案材料接收、保管和利用制度,认真履行核对、签字、登记、注销等手续。经管秘密级档案的人员,调动工作时应向接替人员办理移交手续。
第五十二条  档案库房重地,非经管(或本室)人员,未经同意,一律不得入内。
第五十三条  秘密级档案材料,一般情况下,只供在阅览室查阅。若需借出,应办理审批手续,方可借出;借出后须承担档案秘密安全责任。
第五十四条  借阅本校形成的属内部的秘密级档案材料,须经学校负责人批准,方可查阅。
第五十五条  复印秘密级档案材料,应严格履行审批、登记手续。复印件应标明复印单位、份数、日期,并同原件一样管理。复印须在档案室复印。
第五十六条  档案室必须履行行政监督职能,对保护秘密级档案安全有功者,提请学校给予表扬、奖励;对泄露秘密级档案者,提请学校给予处理处分。

第十章  档案库房管理规定

第五十七条  档案库房要有专人管理,档案箱柜的锁匙由专人专柜保管,非档案室工作人员,不得随便进入档案库房。
第五十八条  档案库房内不准存放易燃易爆物品,不准使用电炉。
第五十九条  不准在档案库房内吸烟。
第六十条  库房门必须坚固安全,并设防光窗帘,配备消防设备。工作人员每天下班前都要检查库房的水电,门窗、门锁以及电器开关,发现问题及时处理,无法处理时及时向领导请示排除办法。
第六十一条  库房内档案柜、架排列布局要合理、整齐,工作人员要定期打扫库房卫生,进入库房时要换上干净的拖鞋,保持库房清洁。
第六十二条  库房要配备温湿度测量仪器和空调机、吸湿机等设备。管理人员要根据天气变化情况及时调节库房内的温湿度,尽量保持在理想的指标范围内(温度:14℃~24℃;湿度:40~65%),同时要做好温度记录和分析工作。
第六十三条  接收档案时,要仔细检查档案案卷,平时也要定期翻动档案案卷,检查有无虫蛀及霉变以及字迹褪色等问题,若发现问题,要立即做好杀虫、消毒以及档案修复工作。
第六十四条  对照片的底片,要戴干净的手套进行操作,以防汗渍沾污。
第六十五条  节假日前,应做好安全防火检查,堵塞漏洞,消除隐患。

 第十一章  档案鉴定和销毁制度

第六十六条  档案法规要求,档案的鉴定和销毁工作由学校档案鉴定工作小组对已期满的档案进行鉴定和销毁。
第六十七条  鉴定的方法:以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,分个人初鉴、集体审查两个阶段进行。对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见,对要销毁的档案应登记造册,报校领导批准后,方可销毁。
第六十八条  档案销毁时,必须有两人监销,并在销毁清册上签字,销毁清册则由综合档案室长期保存。

 第十二章  人事档案管理规定

第六十九条  人事档案是教职工个人经历和从事教学、科研及社会实践的记录,是教职工思想品德、业务能力和工作能力的反映,是历史地、全面地考察了解和正确选拔干部及晋升技术职务的重要依据。
第七十条    人事档案的归档范围:
(1)教职工本人的工作履历表、登记表、自传等材料。
(2)录用、聘用干部职工审批表、合同书、政审、续聘、解聘辞退材料。
(3)教职工鉴定(含自我鉴定)考察、考核材料,职工调动、国内外进修、鉴定材料。
(4)教职工任免、考绩、晋升技术职务、学位、学历、转正、定级材料。
(5)教职工政历材料。
(6)入党、入团材料(入党入团志愿书、申请书、转正申请书、党团登记表)退党、团材料登记表等。
(7)受党、团及行政奖励、处分、撤销处分决定、甄别复查和上级批复等材料。
(8)教职工违反党纪、政纪、国法等材料。
(9)教职工工资级别登记表、工资变动登记表、干部调资审批表,定级和解决待遇的审批材料等。
第七十一条  人事档案的管理
(1)凡由我校管理的教职工的人事档案,由学校组织人事科档案室负责保管。
(2)人事科干事负责接收和转递人事档案,收集归档材料,并做好登记、整理、编目工作。
(3)学校综合档案室设一专柜保管已故人员(死亡三年后)档案材料,借阅档案须作登记,并在阅档室阅档。
第七十二条  人事档案的借阅规定
(1)凡中共正式党员,持有党委、党总支(直属支部)、机关部、处、办的借阅档案的介绍信,可到档案室借阅有关人员的档案材料(人事干事负责接洽)。
(2)领导和有关干部需借阅本单位教职工的档案,须主管领导批准,方能借阅。
(3)任何人不得查阅本人及其亲属、主要社会关系的档案材料。
(4)借阅人事档案人员,必须严格执行保密制度,保证绝对安全,不准转借,不准让无关人员和教职工本人翻阅,阅毕及时归还。
(5)查阅档案者,不得涂改、扩散、抽出、增添、圈划、污损,未经批准不得复制、摘抄档案材料,如有损污、泄密要追究责任,情节严重的要给予纪律处分。

 第十三章  综合档案管理员工作职责

第七十三条  贯彻执行党和国家及上级主管部门关于档案工作的政策、法令和规定,指导、监督、检查各部门兼职档案员做好文件材料的收集、整理、移交工作。
第七十四条  按照“广州市中小学档案管理工作规范”,负责对本人分管的各类档案的接收、分类、编目和系统管理工作,有计划、有步骤地进行档案编研工作,编制检索工具和档案参考资料,积极做好档案信息资源的开发工作,参加学术研究活动,提高工作质量。
第七十五条  积极开展档案宣传工作,增强全校教职工的档案意识,做好档案装订归档工作,组织有关人员对保管期限已满的档案进行鉴定和销毁。
第七十六条  做好分管各类档案的计算机管理工作。
第七十七条  按照《档案库房管理制度》要求,做好“八防”工作,确保档案材料完整、安全。
第七十八条  做好保密工作和档案利用服务工作。
第七十九条  对保存的档案数量进行准确的统计,做好档案台账,掌握档案的收进整理、利用、移出、销毁和室内各种数据,填写统计报表。   

 第十四章  考核、奖励与处罚

第八十条  学校档案室应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责,对优秀的专、兼职档案人员和有突出服务成果、研究成果及对档案工作建设有重大贡献者,由学校给予表扬和奖励。
第八十一条  每学期对档案员进行考核,年度考核增加档案工作考核内容。
第八十二条  对于违反《档案法》的行为,由学校根据《档案法实施办法》的规定予以处罚。并报档案局备案。

第十五章  附则

第八十三条  本制度自发布之日起执行,本制度公布前学校所颁布的各种档案工作规定、办法如与本制度有矛盾的,以此规定为准。

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